Informationspflicht gemäß EU-DSGVO
Informationspflicht gemäß DS-GVO
Datenschutzhinweise (gültig ab 25.05.2018)
Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte
– Information nach Artikeln 13, 14 und 21 der EU-Datenschutz-Grundverordnung DS-GVO
Diese Informationspflicht gilt für die Stadtbau Waldkraiburg GmbH und deren Tochtergesellschaften: IVGW GmbH und VEWO GmbH.
1.Name der verantwortlichen Stelle
Stadtbau Waldkraiburg GmbH (sowie der IVGW GmbH und VEWO GmbH)
2. Geschäftsführer aller Gesellschaften:
Herr Martin Reitmeyer
3. Anschrift der verantwortlichen Stellen
Stadtbau Waldkraiburg GmbH
Meisenweg 1
84478 Waldkraiburg
info@stadtbau-waldkraiburg.de
100%-tige Tochtergesellschaften sind:
- VEWO Waldkraiburg, Verwaltungsgesellschaft für Wohneigentum mbH
Meisenweg 1, 84478 Waldkraiburg - IVGW Immobilien-Verwaltungs- GmbH
Meisenweg 1, 84478 Waldkraiburg
4. Datenschutzbeauftragter für die Stadtbau Waldkraiburg GmbH
Treuhandstelle für Wohnungsunternehmen in Bayern GmbH
Fachbereich Datenschutz
Stollbergstraße 7
D-80539 München
datenschutzberatung@vdwbayern.de
Für die VEWO GmbH und die IVGW GmbH wurde kein DSB ernannt, da hier kein Personal beschäftigt ist.
5. a. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
Gesetzliche Anforderungen
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten begründet sich auf folgenden Rechtsgrundlagen.
Die genannten Rechtsgrundlagen finden Verwendung in Bezug auf die Inhalte des Art. 6 DS-GVO
Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 a) /Artikel 7 DS-GVO
zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke.
Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar ohne dass die Rechtmäßigkeit der Aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Rechtliche Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 c) DS-GVO
– Sicherstellung der Rechtskonformität des Unternehmens
– Nachkommen von gesetzlichen Anforderungen
Rechtsgrundlage: BGB, HGB, etc.
Berechtigtes Interesse: (Artikel 6 DS-GVO / EG 47) und (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO):
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung begründet sich aus der maßgeblichen und angemessenen Vertragsbeziehung im Sinne des Artikel 6 DS-GVO zwischen der verantwortlichen Stelle und dem Betroffenen.
Der Einsatz von KI-Werkzeugen dient dem berechtigten Interesse der Stadtbau Waldkraiburg GmbH, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, Mitarbeitende zu unterstützen und die Qualität der internen Abläufe zu verbessern.
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 f) DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen (Art .6 Abs. 1 b) DS-GVO
– Erfüllung eines Vertrags
– Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
Rechtsgrundlage: BGB, Vertrag etc.
5. b. Konkrete Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
Vermietung von Wohnraum:
– Anbahnung und Durchführung eines rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses
– Bonitätsprüfungen im Rahmen der Vertragsanbahnung
– Interessentenverwaltung
– Mietverwaltung
– Abrechnung (Miete, Betriebskosten, Forderungsmanagement etc.)
– Mietanpassungen mittels Referenzwohnungsangabe (§ 558a BGB)
– Modernisierung, Instandhaltung , Objektverwaltung
– Berechnung Mietpreisreduzierung (nach Einwilligung)
– Weitergabe von Kontaktdaten z.B. an Handwerker (im Rahmen des berechtigten Interesses)
– Ablesung funkbasierter Zähler
Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, Heizkostenverordnung, Meldegesetze, BGB, etc.
Kauf/Verkauf von Immobilien:
– Planung und Durchführung von Bestandsveräußerungen, Zukäufen bzw. Bauträgergeschäften
Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung etc.
Beschäftigungsverhältnisse (Mitarbeiter):
– Anbahnung, von Beschäftigungsverhältnissen (Bewerbungs- und Auswahlprozess)
– Abschluss, Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen
– Bild-, Film- und Tonaufnahmen zur Unternehmensdarstellung oder im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (Homepage / Imagefilme/ Mailboxansagen) nach Einwilligung
– Gehaltsabrechnungen
– Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, EStG, Sozialgesetzbücher, Betriebsverfassungsgesetz etc.
Fremdverwaltung, Drittverwaltung, Geschäftsbesorgung:
– Anbahnung und Durchführung eines rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses
– Interessentenverwaltung
– Mietverwaltung
– Abrechnung (Miete, Betriebskosten, etc.)
– Verwaltung
Rechtsgrundlage: Vertrag, Vertragsanbahnung etc.
Wohnungseigentumsverwaltung
– Eigentümerliste
– Beschlusssammlung
– Hausgeldabrechnung
– Wahrung der rechtlichen Interessen der WE-Gemeinschaft
Rechtsgrundlage: Vertrag, Wohneigentumsgesetz etc.
Unterstützende Verarbeitung durch KI-Assistenzsysteme:
– Unterstützung bei der Dokumentenerstellung
– Unterstützung bei der Auswertung von textbasierten Informationen
– Unterstützung bei internen Verwaltungsprozessen (z.B. Vorbereiten von Schreiben, Zusammenfassungen)
5. c. Einsatz von KI-gestützten Assistenzsystemen
Die Stadtbau Waldkraiburg GmbH setzt KI-basierte Werkzeuge ausschließlich zur Unterstützung von Mitarbeitenden ein, z. B. zur Textanalyse, zur Informationssuche, zur Erstellung von Zusammenfassungen oder zur Qualitätssicherung von Dokumenten. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO statt. Die Eingaben und erzeugten Inhalte werden nur für die Zwecke verarbeitet, die im Rahmen der jeweiligen Aufgabenstellung erforderlich sind.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
Interne Empfänger:
– Weitere Abteilungen der Stadtbau Waldkraiburg GmbH, die mit Verarbeitungstätigkeiten bzgl. der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis beauftragt sind.
– Zur Wahrung berechtigter Interessen der Stadtbau Waldkraiburg GmbH (z.B. Forderungsmanagement)
– Arbeitnehmervertretung im Rahmen der Anbahnung bzw. Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses und oder Mitarbeiter-Mietverhältnisses
Externe Empfänger:
Vermietung von Wohnraum und Fremdverwaltung, Drittverwaltung, Geschäftsbesorgung
– IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhaus für EDV-Anwendungen (z.B .ERP-System, E-Archiv, Telefondienstleister/Anlage etc.)
– Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berater
– Rechtsanwälte (Mieterstreitigkeiten, Inkasso, Räumung)
– Messdienstunternehmen
– Handwerker (Instandhaltung, Modernisierung, Reparaturmaßnahmen)
– Inkasso-Unternehmen
– Banken
– Versicherungen
– Mietinteressenten bei Folgevermietung nach Einwilligung
– Energieversorgungsunternehmen
– Empfänger von Mietanpassungen im Rahmen der Referenzwohnungsangabe nach § 558a BGB
– Makler / Wohnungsvermittler ggf. nach Einwilligung
– Sozial- / Pflegedienste ggf. nach Einwilligung
– Auskunfteien
– Dienstleistungsunternehmen ( z.B. Trinkwasserverprobung, Rauchwarnmelder usw. )
– Hausmeister und Reinigungsfirmen
– Serviceunternehmen für Brandschutz (Rauchwarnmelder, Brandschutztüren, Feuerlöscher, Kaminkehrer, etc.)
– Versorgungsunternehmen (Wasser, Kanal, Müll)
– Arge/Jobcenter
– Ämter und Behörden (z.B. Landratsämter, Wohnungsämter, Gemeinden (für Sozialwohnungen/Wohnberechtigungsschein erforderlich), Statistische Ämter und Behörden des Bundes und der Länder, Strafverfolgungsbehörden usw.)
Kauf/Verkauf von Immobilien
– Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berater
– Rechtsanwälte (Mieterstreitigkeiten, Inkasso, Räumung), Notare (An-/Verkauf)
– Banken
– Versicherungen
– Auskunfteien
– Behörden / Finanzamt
– IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhaus für EDV-Anwendungen (z.B .ERP-System, E-Archiv, Telefondienstleister/Anlage etc.)
7. Regelfristen für die Löschung der Daten
in der Regel entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungszeiträumen
8. Eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten
Eine Übermittlung in Drittländer kann im Rahmen der Nutzung von Microsoft Ireland / Microsoft Corporation als cloudbasierter KI-Assistenzdienste nicht vollständig ausgeschlossen werden. Diese erfolgt jedoch ausschließlich auf Grundlage gültiger EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO. Als Schutzmaßnahmen fungiert die EU Data Boundary.
9.Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben ein Recht auf:
– Auskunft über ihre gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten (Artikel 15 DS-GVO)
– Berichtigung der hinterlegen personenbezogenen Daten (Artikel 16 DS-GVO)
– Löschung nicht mehr benötigter Daten (Artikel 17 DS-GVO)
– Einschränkung der Nutzung der Daten (Artikel 18 DS-GVO)
– Widerspruch (Artikel 21 DS-GVO)
– Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DS-GVO)
Die genannten Betroffenenrechte (Rechte der betroffenen Person) sind in Artikel 12-22 DS-GVO benannt.
Bitte richten Sie Anfragen bzgl. der Wahrung/Umsetzung Ihrer Rechte an:
10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Gemäß Artikel 77 EU-DSGVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die EU-DSGVO oder das BDSG verstößt.
Beschwerden richten Sie bitte an das
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
11. Information bzgl. der Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Sämtliche Daten, welche der Stadtbau Waldkraiburg GmbH bereitgestellt werden, sind notwendig, um die Durchführung eines Mietverhältnisses, eines Immobilienkaufs, der Wohnungseigentumsverwaltung oder eines Beschäftigungsverhältnisses gewährleisten zu können. In jedem dieser Fälle bezieht sich die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten der Betroffenen auf ein entsprechendes Vertragsverhältnis oder die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses oder auf gesetzliche Vorschriften etc.
Weiterhin kann eine Verarbeitung erfolgen, sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben oder aufgrund rechtlicher Verpflichtung erfolgt, oder zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist.
Sofern die personenbezogenen Daten nicht bereitgestellt werden, könnte diese Nichtbereitstellung zur Konsequenz haben, dass genannte Zweckbestimmungen nicht durchgeführt werden können.
12. Automatische Entscheidungsfindung (Artikel 13 Abs. 2f DSGVO / Artikel 22 DSGVO)
Eine automatisierte Entscheidungsfindung erfolgt nicht. KI-gestützte Assistenzsysteme dienen ausschließlich der Unterstützung von Mitarbeitenden und treffen keine eigenständigen Entscheidungen mit Rechtswirkung.